Einkauf von Getränken für einen Gastronomiebetrieb ist ein Paradebeispiel für ein hochkomplexes Beschaffungsmanagement – ein Flickenteppich aus Preisen, Rabatten, Zusatzleistungen und wirtschaftlichen Rahmenbedingungen, der einen transparenten Vergleich nahezu unmöglich macht. Anbieter und Lieferanten liefern ihre Offerten nicht nur mit sehr unterschiedlichen Listenpreisen, sondern auch mit variierenden Rabattkonzepten. Diese Rabatte können entweder als feste Euro-Beträge oder als prozentuale Sofortrabatte beziehungsweise Rückvergütungen ausgestaltet sein. Dadurch variiert der tatsächliche Einkaufspreis erheblich, was es dem Gastronomiebetrieb erschwert, auf den ersten Blick den besten Deal zu erkennen.

Zusätzlich zu den reinen Preisparametern kommen eine Vielzahl an Zusatzleistungen hinzu: 

Technische Ausstattung: Kostenlose Gestellung von Getränkeschanktechnik, die den täglichen Ablauf optimieren kann. 

Marketingunterstützung: Bereitstellung von Werbeanlagen und Vermarktungszuschüssen, die das Image der Gaststätte und der Getränke stärken. 

Ausstattung und Inventar: Gläserausstattungen oder leihweise Überlassung von Gaststätteninventar, welche die Investitionskosten senken können. 

Diese zusätzlichen Angebote können den nominalen Preis nach unten korrigieren – aber nur, wenn sie passgenau zu den Bedürfnissen des Betriebs und zu dessen Image passen. Jeder dieser Punkte muss individuell bewertet und auf seine langfristige betriebswirtschaftliche Wirkung hin untersucht werden.

Ein weiterer entscheidender Faktor in diesem komplexen Geflecht ist die Einschätzung des Einkaufsvolumens. Viele Angebote und Bonus-Malus-Regelungen greifen erst, wenn bestimmte Soll-Mengen erreicht oder überschritten werden, während Nicht-Erreichen oft mit Sanktionen verbunden ist. Der Effekt solcher Regelungen wirkt sich direkt auf die Rentabilität des Getränkeeinkaufs und damit auf den Ertrag aus – ein Optimierungshebel, der dank unklarer Kalkulationsgrundlagen und divergierender Einschätzungen selten zielgenau bedient werden kann. Damit eine transparente Vergleichbarkeit überhaupt hergestellt werden kann, müssten all diese Variablen in ein einheitliches Modell überführt werden – was in der Praxis jedoch oft nicht erfolgt.

Auch die Servicequalität der Lieferanten spielt eine wesentliche Rolle: 

Betreuung: Der Unterschied zwischen der Betreuung durch Außendienst und Innendienst kann den Betrieb in der Umsetzung von Bestellungen und in der Reaktionsfähigkeit bei Problemen maßgeblich beeinflussen. 

Lieferzuverlässigkeit und Warenverfügbarkeit: Unzuverlässige Lieferungen oder Engpässe halten das Geschäft zurück und können kurzfristig den Getränkeverkauf erheblich stören. 

Finanzierungsleistungen: Angebote wie Tilgungs- oder Abschreibungsdarlehen – ob verzinst oder zinslos – bieten zwar finanzielle Entlastung, erfordern aber eine zusätzliche komplexe Bewertung ihrer langfristigen Kosteneffekte.

Durch diese Vielzahl an Faktoren entsteht ein undurchsichtiges Bild, das den Vergleich der Angebote nahezu unmöglich macht. Gastronomiebetriebe, die oft aufgrund von Zeitmangel oder Ressourcenknappheit nicht in der Lage sind, all diese Aspekte detailliert zu analysieren, neigen dazu, sich für das zweit- oder drittbesten Angebot zu entscheiden. Dies führt langfristig dazu, dass ihr potenzieller Ertrag aus dem Getränkeverkauf um mehrere tausend Euro geschmälert wird.

Ein strukturiertes Management, das alle diese Parameter – von Preisgestaltung über Marketingunterstützung bis hin zu finanziellen Rahmenbedingungen – in einem integrierten Controlling-System zusammenführt, kann helfen, den Angebotsvergleich transparenter zu gestalten. Zudem ist es vorteilhaft, spezialisierte Berater oder branchenspezifische Softwarelösungen einzusetzen, die diese komplexe Datenlandschaft interaktiv und bedarfsgerecht aufbereiten. Dadurch lässt sich nicht nur der beste wirtschaftliche Vorteil herausholen, sondern auch die Basis für nachhaltige Partnerschaften und ein starkes Markenimage schaffen.

Wie wähle ich den besten

Getränkelieferanten aus?

Die Wahl des besten Getränkelieferanten erfordert einen strategischen, multidimensionalen Ansatz – einer, der über einen reinen Preisvergleich weit hinausgeht. Es geht darum, alle relevanten Faktoren systematisch zu erfassen und in Beziehung zueinander zu setzen, um eine fundierte Entscheidung treffen zu können.

Interne Bedarfsanalyse und Zieldefinition: Zunächst solltest du klären, welche spezifischen Bedürfnisse dein Gastronomiebetrieb hat. Hierunter fallen unter anderem das benötigte Einkaufsvolumen, gewünschte Marken und Sortimente sowie besondere Zusatzleistungen wie kostenlose Gestellung von Getränkeschanktechnik, Gläserausstattung, Werbeanlagen oder Vermarktungszuschüsse. Eine präzise Bedarfsermittlung bildet die Basis, um ein Angebot nicht nur rein preislich, sondern auch hinsichtlich seines Mehrwerts zu bewerten.

Preisstrukturen und Vertragskonditionen: Stelle sicher, dass sämtliche Preiskomponenten – von den Listenpreisen über gewährte Rabatte (sowohl als absolute Beträge als auch als Prozentsätze) bis hin zu Bonus-Malus-Regelungen – transparent dargestellt werden. Es ist wichtig, alle Angebote in einer Vergleichstabelle zu erfassen, um die tatsächlichen Kosten, inklusive etwaiger Rückvergütungen oder zusätzlicher Einsparpotenziale, zu überblicken. Achte zudem auf besondere Konditionen wie Sofortrabatte oder Rückvergütungsmodelle, die den kalkulierten Preis erheblich beeinflussen können.

Zusatzleistungen und Mehrwertdienste: Neben dem Preis sollten auch die ergänzenden Leistungen, die ein Lieferant bietet, gründlich bewertet werden. Finanzierungsangebote wie Tilgungs- oder Abschreibedarlehen (zinslos oder verzinst) können den Einkauf finanziell entlasten. Ebenso sollte die Bereitstellung von Werbematerialien, Schanktechnik oder anderen Inventaren in die Entscheidung mit einfließen – diese Leistungen können den Betrieb maßgeblich unterstützen und den Gesamtmehrwert des Angebots erhöhen.

Servicequalität und Zuverlässigkeit: Ein reibungslos funktionierender Lieferprozess ist für den täglichen Ablauf essenziell. Prüfe daher, wie der Lieferant im Bereich Außendienst und Innendienst agiert, wie zuverlässig er in der Warenverfügbarkeit und termingerechten Lieferung ist und wie schnell er auf Nachfragen oder Probleme reagiert. Erfahrungsberichte und Referenzen anderer Gastronomiebetriebe können hier wichtige Hinweise liefern.

Partnerschaftlicher Mehrwert und Image: Ein idealer Lieferant wird nicht nur als Dienstleister auftreten, sondern als langfristiger Partner, der dein Markenimage unterstützt. Die Möglichkeit, an gemeinsamen Marketingkampagnen teilzunehmen oder von exklusiven Events und Aktionen zu profitieren, kann deinen Betrieb im Wettbewerb deutlich stärken. Achte darauf, dass der Lieferant flexibel auf Markt- und Bedarfsveränderungen reagiert und sich mit einem klaren Leistungsversprechen positioniert.

Transparente Vertragsbedingungen und rechtliche Rahmenbedingungen: Ein Vertrag sollte alle relevanten Parameter – vom Einkaufsvolumen über Bonus-Malus-Regelungen bis hin zu Liefer- und Zahlungsmodalitäten – klar und verständlich regeln. Lasse den Vertrag idealerweise von juristischem Experten prüfen, um spätere Missverständnisse oder nachteilige Vertragsklauseln zu vermeiden.

Fazit: Die Auswahl des besten Getränkelieferanten ist ein kontinuierlicher Prozess, der sowohl analytische Präzision als auch Weitblick erfordert. Indem du alle oben genannten Punkte in einem übersichtlichen Vergleichsmodell gegenüberstellst und regelmäßige Reviews einplanst, kannst du nicht nur den optimalen Lieferanten identifizieren, sondern auch langfristig an dem gemeinsamen Mehrwert wachsen. Letztlich trägt diese ganzheitliche Betrachtungsweise dazu bei, dass du nicht nur kurzfristige Einsparungen erzielst, sondern auch den Ertrag deines Getränkeverkaufs nachhaltig steigerst.

Solltet du hierfür keine Ressourcen frei haben oder deine Verhandlungstechniken, um bessere Vertragskonditionen auszuhandeln noch ausbaubar sein – unterstütze ich dich gerne mit meinem Service, um tiefer in diese Themen einzusteigen.